Bạn sắp chuyển văn phòng sang địa chỉ mới, nhưng chưa biết thông báo chuyển địa điểm văn phòng một cách chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn!
Bạn sắp chuyển văn phòng sang địa chỉ mới, nhưng chưa biết thông báo cho khách hàng, đối tác ra sao một cách chuyên nghiệp. Bài viết này của Chuyển văn phòng Thành Hưng sẽ hướng dẫn cho bạn về cách thông báo chuyển địa điểm văn phòng ở nhiều kênh khác nhau. Từ đó, bạn có thể không tốn nhiều công sức mà vẫn hoàn thành tốt công việc này. Cùng khám phá ngay dưới đây!
Khi các cá nhân, doanh nghiệp thay đổi địa chỉ của văn phòng làm việc, thông báo chuyển địa điểm cho đối tác, khách hàng là một hoạt động cần thiết, phản ánh sự chuyên nghiệp. Hoạt động này yêu cầu sự khéo léo, cẩn thận vì nếu không làm chu đáo, hình ảnh doanh nghiệp có thể trở nên kém đi trong mắt các bên liên quan. Dưới đây là một số lỗi sai thường gặp bạn cần chú ý khi thông báo chuyển địa chỉ của văn phòng.
Lỗi thường gặp trong thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng
Đây là lỗi sai thường gặp nhất khi mọi người thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng. Điều này có thể đem lại các tin đồn bất lợi, làm xấu hình ảnh thương hiệu trong mắt cả nhân viên, đối tác và khách hàng.
- Về phía nhân viên: Họ sẽ lo lắng và bất an do chưa hiểu lý do tại sao chuyển văn phòng. Từ đó, năng suất làm việc và tinh thần của nhân viên có thể bị ảnh hưởng.
- Về phía đối tác: Khả năng hợp tác với họ trong tương lai có thể bị mất đi, do đối tác có thể băn khoăn về sự ổn định của doanh nghiệp của bạn khi không rõ lý do chuyển văn phòng.
- Về phía khách hàng: Sự trung thành và tin tưởng của khách hàng sẽ có thể bị giảm xuống. Do họ có thể nghĩ rằng, doanh nghiệp đang thiếu ổn định và kém uy tín khi đột ngột chuyển văn phòng không có lý do.
Trong trường hợp kênh thông báo không yêu cầu sự trang trọng hoặc cần sự ngắn gọn, bạn có thể không đề cập đến lý do chuyển văn phòng. Tuy nhiên, trong phần tài liệu đính kèm, bạn cần gửi thêm giấy thông báo có nêu rõ nguyên do. Lưu ý, nguyên nhân chuyển văn phòng nên tập trung đến lợi ích các bên liên quan, thay vì đổ lỗi hoặc chỉ nói về doanh nghiệp, công ty của bạn.
Thời gian chuyển sang văn phòng mới là một thông tin cực kỳ quan trọng. Nếu thiếu thông tin này trong thông báo, những bên liên quan như đối tác, khách hàng,... có thể gặp một số bất tiện. Ví dụ, họ có thể gửi các giấy tờ, hồ sơ không đúng địa chỉ. Ngoài ra, nếu họ cần đến văn phòng làm việc, họ sẽ bị tốn nhiều thời gian hơn để đến đúng văn phòng. Từ đó, họ có thể đánh giá công ty, doanh nghiệp của bạn thiếu chuyên nghiệp. Tệ hơn, bạn có thể mất đi những khách hàng, đối tác này.
Không nên thiếu thời gian chuyển sang văn phòng mới khi thông báo đến các bên liên quan
Doanh nghiệp của bạn sẽ bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp khi có lỗi sai chính tả trong thông báo chuyển địa điểm văn phòng. Ngoài ra, nếu bạn sử dụng từ ngữ không phù hợp trong thông báo của mình, bạn có thể tạo ra những hiểu nhầm không đáng có, từ đó gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi hoàn thành bản thông báo, hãy đọc lại thật kỹ và đảm bảo không lỗi sai chính tả và lỗi dùng từ nào còn tồn tại.
Một số từ ngữ không phù hợp không nên xuất hiện trong thông báo chuyển văn phòng:
- Từ ngữ tiêu cực, bi quan như “bất ổn”, “khủng hoảng”, “sụt giảm”, “khó khăn”, “vấn đề”, “nguy cơ”, “rủi ro”, “nguy hiểm”,...
- Từ ngữ mơ hồ, không rõ ràng như “đang xem xét”, “có lẽ”, “không chắc chắn”, “có thể”,...
- Từ ngữ không trang trọng như “nha”, “chúng mình”, “bọn mình”, “chúng mày”, “bọn nó”,...
- Từ ngữ đổ lỗi cho bên khác.
- Từ ngữ chuyên môn phức tạp không cần thiết.
Để thể hiện sự chuyên nghiệp, hình thức thông báo chuyển địa điểm văn phòng của bạn phải phù hợp với mỗi đối tượng và kênh thông báo. Nếu bạn sử dụng một mẫu cho tất cả, điều này có thể đem lại cảm giác khó chịu, không thoải mái cho người nhận thông báo. Vì hiếm khi, một mẫu thông báo phù hợp với tất cả mọi người và kênh truyền thông. Từ đó, thiện cảm với công ty, doanh nghiệp bạn xây dựng bao lâu này có thể bị tụt giảm, khiến bạn mất nhiều công sức để gây dựng lại.
Cần đảm bảo hình thức thông báo chuyển địa chỉ văn phòng phù hợp với đối tượng và kênh truyền thông
Không ít cá nhân, doanh nghiệp gặp các vấn đề trên khi thông báo chuyển địa điểm văn phòng. Nếu bạn cũng băn khoăn về chúng, bạn có thể tìm kiếm các hướng dẫn về kênh truyền thông và mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng của Taxi Tải Thành Hưng chia sẻ. Những hướng dẫn này sẽ hỗ trợ bạn thông báo chuyển địa chỉ văn phòng một cách chuyên nghiệp, tiện lợi nhất.
Thông báo chuyển địa điểm văn phòng cần được đăng và gửi đủ trên các kênh truyền thông để các bên liên quan nắm được thông tin. Dưới đây là các kênh truyền thông chính thức mà bạn nên đăng thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng:
Kênh truyền thông | Đối tượng thông báo | Thời điểm phù hợp |
Tất cả các bên liên quan | - Bắt buộc phải thực hiện. - Khi muốn thông báo trang trọng, lịch sự với các bên có Email. | |
SMS | Tất cả các bên liên quan | - Gửi số lượng lớn người. - Khi muốn nhanh chóng thông báo. |
Gọi điện thoại | Một số khách hàng, đối tác, các bên quan trọng | - Gửi số lượng ít người quan trọng. |
Mở hội nghị, cuộc họp | Nhân viên | - Bắt buộc thực hiện. - Cần tổ chức sớm nhất có thể để thực hiện các bước thông báo đến các bên khác. |
Đối tác bị ảnh hưởng lớn khi thay đổi văn phòng | - Cần tổ chức sớm nhất có thể. | |
Trực tiếp bằng giấy thông báo | Đối tác, khách hàng quan trọng | - Gửi kèm theo hồ sơ, giấy tờ (nếu có. - Thể hiện sự trân trọng, chuyên nghiệp. |
Trực tiếp tại bảng tin | Nhân viên, đối tác, khách hàng có ở văn phòng | - Văn phòng có khu bảng tin. |
Website doanh nghiệp, công ty | Tất cả các bên liên quan | - Doanh nghiệp có website. |
Mạng xã hội: Facebook, Instagram, TikTok, Youtube, Zalo, Threads,... | Tất cả các bên liên quan | - Bắt buộc thực hiện. - Phù hợp khi muốn dễ thực hiện, tiết kiệm chi phí, đem lại độ tiếp cận cao. |
Ứng dụng điện thoại với thông báo đẩy | Tất cả các bên liên quan | - Công ty, doanh nghiệp có phát triển ứng dụng điện thoại. |
Thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng của bạn phải phù hợp với các kênh đăng thông báo nếu muốn thể hiện sự chuyên nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng cho từng kênh truyền thông, bạn có thể tham khảo:
Đây là mẫu thông báo được trình bày theo đúng quy định trình bày văn bản hành chính. Bạn có thể dùng mẫu này để gửi Email, giấy thông báo trực tiếp cho các bên liên quan, hoặc dùng để dán tại bản tin văn phòng, cũng như gửi kèm trong bài viết trên website, mạng xã hội và thông báo trên ứng dụng điện thoại.
Mẫu thông báo chuyển địa chỉ văn phòng trang trọng
Hình ảnh được thiết kế chỉn chu sẽ giúp thông báo chuyển văn phòng trực quan hơn và dễ ghi nhớ hơn. Vì vậy, mẫu thông báo này thường được sử dụng khi đăng tải trên mạng xã hội, website chính thức và ứng dụng điện thoại. Hình ảnh thông báo cần bắt mắt, câu văn ngắn gọn, dễ hiểu. Bên cạnh đó, để làm rõ thông tin đến khách hàng, đối tác, bạn sẽ cần bổ sung thông tin còn thiếu bằng một vài đoạn văn ngắn đi kèm.
Mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng bằng hình ảnh số 1
Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng bằng hình ảnh số 2
Đây là mẫu thích hợp để thông báo cho khách hàng, đối tác, các bên liên quan qua tin nhắn SMS, ứng dụng điện thoại vì các kênh truyền thông này yêu cầu sự ngắn gọn, dễ đọc. Cụ thể:
“[Thông báo] Từ ngày 22/06/2024, công ty TNHH X sẽ chuyển văn phòng từ số A đường B quận/huyện C tỉnh/thành phố D đến số F đường G quận/huyện H tỉnh/thành phố K. Mọi giao dịch sẽ thực hiện ở địa chỉ mới. Cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng và đối tác.”
Thông báo chuyển địa điểm văn phòng qua SMS, ứng dụng điện thoại
Khi bạn lựa chọn gọi điện cho các đối tác, khách hàng quan trọng, bạn có thể sử dụng mẫu thông báo qua cuộc gọi sau đây:
“Xin chào đối tác ABC/khách hàng XYZ.
Hôm nay em liên hệ để thông báo đến quý đối tác, khách hàng về thông tin chuyển địa điểm văn phòng mới.
Cụ thể, để thuận tiện hơn trong việc giao dịch trao đổi với đối tác/khách hàng, từ ngày 22/06/2024, công ty TNHH X sẽ chuyển văn phòng từ số A đường B quận/huyện C tỉnh/thành phố D đến văn phòng mới có địa chỉ số F đường G quận/huyện H tỉnh/thành phố K. Mọi giao dịch sẽ thực hiện ở địa chỉ mới.
Quý khách hàng/đối tác có bất kỳ thắc mắc nào xin vui lòng giúp công ty TNHH X qua số điện thoại 0912***345 hoặc gửi email tới địa chỉ info@xyz.
Cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng/đối tác.”
Mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng qua cuộc gọi
Thông báo cho nhân viên thường được thực hiện khá sớm bằng các cuộc họp, hội nghị. Bạn có thể dùng mẫu này để phát biểu:
“Xin chào các bạn nhân viên yêu quý của công ty TNHH X.
Tôi là ABC, đại diện cho ban giám đốc công ty. Hôm nay tôi có mặt ở đây để thông báo đến các bạn thông tin chuyển địa chỉ văn phòng mới.
Từ ngày 22/06/2024, công ty của chúng ta sẽ chuyển văn phòng từ số A đường B quận/huyện C tỉnh/thành phố D đến văn phòng mới có địa chỉ số F đường G quận/huyện H tỉnh/thành phố K.
Mọi giao dịch sẽ thực hiện ở địa chỉ mới. Các bộ phận liên quan cần chuẩn bị thông báo đến đối tác, khách hàng, các bên khác để đảm bảo không làm gián đoạn các giao dịch và hoạt động của công ty.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về quá trình chuyển văn phòng, các bạn có thể tìm đến anh X và chị Y thuộc bộ phận nhân sự của công ty để được giải đáp thắc mắc.
Cảm ơn các bạn đã lắng nghe. Tôi xin hết.”
Hy vọng rằng, thông qua bài viết này, quá trình thông báo chuyển địa điểm văn phòng của doanh nghiệp, công ty bạn sẽ trở nên đơn giản, dễ thực hiện hơn mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp. Bài viết không chỉ làm rõ những lỗi sai thường gặp khi thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng mà còn hướng dẫn chi tiết các kênh truyền thông nên sử dụng và mẫu thông báo cho từng kênh. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, nhanh chóng liên hệ Thành Hưng để được giải đáp nhanh nhất.
