Chia sẻ kinh nghiệm chuyển văn phòng chi tiết từ A đến Z là những bí quyết rất bổ ích giúp bạn có được khoảng thời gian văn phòng thoải mái, đỡ áp lực hơn.
Chuyển văn phòng là một công việc khó khăn, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Nếu như không có kiến thức và kinh nghiệm sẽ rất gặp phải tình trạng đồ đạc và thiết bị bị hư hỏng, gây tổn thất nặng nề cho doanh nghiệp. Để giúp quá trình di dời văn phòng của bạn trở nên thuận lợi hơn, ngày hôm nay Thành Hưng sẽ chia sẻ kinh nghiệm chuyển văn phòng hiệu quả và nhanh chóng được đút kết từ những người có nhiều kinh nghiệm vận chuyển văn phòng.
Thông thường, các doanh nghiệp hiện nay đều có khối lượng đồ đạc và nội thất lớn, bao gồm giấy tờ hồ sơ quan trọng. Trong quá trình tháo dỡ, nếu như không cẩn thận và có kinh nghiệm chuyên môn thì rất dễ khiến chúng bị trầy xước và hư hỏng, đặc biệt là các thiết bị điện tử như điện thoại bàn, máy tính, tivi,... Đặc biệt, nếu như bạn chuyển văn phòng vào mùa mưa, nên tránh những tuyến đường thường xuyên bị ngập lụt để tránh đồ đạc bị thấm nước, gây thiệt hại nặng nề cho công ty.
Việc chuyển văn phòng cũng tốn rất nhiều thời gian, dao động từ 1 đến 7 ngày. Thậm chí, đối với các doanh nghiệp muốn chuyển đến các tỉnh khác, quá trình này có thể mất đến 2 tuần. Ngoài ra, tại một số thành phố lớn như Hà Nội hay TP. HCM, hiện tượng tắc nghẽn giao thông diễn ra rất thường xuyên vào giờ cao điểm. Điều này không chỉ khiến người lái xe cảm thấy khó chịu mà còn làm chậm trễ quá trình chuyển văn phòng, khiến hoạt động kinh doanh của công ty bị gián đoạn.
Một khó khăn khác mà các doanh nghiệp thường gặp phải là thiếu thiết bị và công cụ hỗ trợ như thùng carton, giấy xốp, túi bóng khí, xe nâng, xe đẩy khiến hàng hóa bị va đập mạnh lúc vận chuyển, thậm chí còn có thể bị móp méo và hư hỏng. Hơn nữa, không phải ai cũng biết chọn loại xe tải phù hợp với trọng lượng của hàng hóa và nhu cầu di chuyển.
Chuyển văn phòng là một công việc khó khăn mà không phải ai cũng làm được
Trước khi tiến hành di dời văn phòng, bạn nên tham khảo những kinh nghiệm chuyển văn phòng đã được đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Thành Hưng đúc kết sau đây để đảm bảo quá trình này diễn ra một cách suôn sẻ và nhanh chóng nhất.
Khi có ý định chuyển văn phòng, bạn cần tìm kiếm kỹ lưỡng và xác định địa điểm làm việc mới. Hãy ưu tiên chọn những nơi có không gian thoáng đãng và rộng rãi, có an ninh và cơ sở vật chất tốt và phù hợp với ngân sách, quy mô công ty. Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc thêm các yếu tố khác như hệ vị trí địa lý và các tiện ích xung quanh (bãi đỗ xe, quán ăn, quán cà phê).
Nếu như bạn muốn chuyển đến các tòa nhà văn phòng, có thể tra cứu thông tin trước trên Internet và trang mạng xã hội như Facebook. Bạn cũng có thể hỏi ý kiến nhân viên để chọn được địa điểm làm việc đúng với mong muốn của mọi người.
Cần xác định địa điểm làm việc mới trước khi di dời văn phòng
Sau khi đã tìm được địa điểm làm việc mới và chốt ngày chuyển đến, bạn cần lên một kế hoạch cẩn thận và tỉ mỉ. Đây là bước vô cùng quan trọng, quyết định quá trình di dời văn phòng có diễn ra thuận lợi hay không.
Bạn nên dành thời gian để liệt kê tất cả đồ đạc và hàng hóa cần di chuyển và các đầu việc cần làm. Để cẩn thận hơn, bạn cũng có thể lập danh sách mục chi tiết cho từng loại đồ đạc, số lượng cũng như vị trí đặt tại văn phòng mới. Bạn cũng nên phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên hoặc bộ phận để tránh trường hợp công việc bị xáo trộn hoặc phối hợp không hiệu quả. Cuối cùng, bạn nên liên hệ với nhà xe để đặt lịch hẹn cho thuê xe tải trước.
Trong trường hợp quá bận rộn, bạn có thể cân nhắc nhờ đến sự tư vấn và hỗ trợ của các đơn vị chuyển văn phòng trọn gói. Với kinh nghiệm nhiều năm, họ sẽ giúp bạn xây dựng bảng kế hoạch và chuyển văn phòng nhanh chóng, hiệu quả.
Nên lập kế hoạch đồ đạc cần di chuyển và công việc cần thực hiện trước khi chuyển văn phòng
Khi làm bất cứ điều gì, việc dự trù các tình huống bất ngờ có thể xảy ra là rất quan trọng. Chuyển văn phòng cũng không phải là ngoại lệ, nó giúp quá trình vận chuyển diễn ra đúng tiến bộ và giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể phát sinh.
Bạn nên có các phương án dự phòng nếu như gặp phải tình huống tắc đường, thời tiết xấu hay khối lượng công việc nhiều hơn dự kiến. Trong trường hợp nhân viên nghỉ đột xuất hoặc làm việc không hiệu quả, có thể thuê thêm nhân công bên ngoài tạm thời.
Một vấn đề khác mà rất nhiều doanh nghiệp gặp phải khi chuyển văn phòng là chi phí phát sinh vượt quá dự kiến bởi nhiều yếu tố khác nhau. Đối với vấn đề này, bạn nên có một khoản ngân sách dự phòng hoặc cân nhắc tìm kiếm các giải pháp khác tiết kiệm chi phí hơn như sử dịch dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói.
Trước ngày vận chuyển, bạn nên mua và chuẩn bị các đồ đạc và dụng cụ hỗ trợ cần thiết dựa vào kế hoạch di dời văn phòng đã lập ra như thùng carton, túi bóng khí, bút dạ, màng PE, băng keo,... Nên cân nhắc thật kỹ, tránh tình trạng thừa lãng phí hoặc thiếu gây phát sinh thêm chi phí.
Chuẩn bị các thiết bị và dụng cụ hỗ trợ cần thiết giúp đảm bảo an toàn cho đồ đạc
Một bước quan trọng trước khi vận chuyển là phân loại đồ đạc và hàng hóa. Bạn có thể phân loại theo mức độ quan trọng hoặc tính chất (thủy tinh dễ vỡ, điện tử, giấy tờ,...) Bạn có thể sử dụng bút dạ để đánh dấu lên bề mặt các thùng hàng chứa tài sản quan trọng.
Khi đóng gói, nên gom những vật dụng gần nhau hoặc đi chung với nhau vào chung một thùng để tìm kiếm đồ đạc dễ dàng hơn. Đối với đồ dễ vỡ, nên dùng túi bóng khí bọc xốp thật kỹ, đặt vào thùng carton và cố định bằng băng dính. Đối với các thiết bị điện tử, nên tháo rời các bộ phận rời, bọc kỹ và đặt vào thùng carton riêng. Khi sắp xếp, bạn có thể cân nhắc dùng băng dính cố định từng thùng hàng lại với nhau để không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.
Nên phân loại và đóng gói các loại đồ đạc và thiết bị dễ vỡ cẩn thận
Sau khi biết được những gì cần mang đi, bạn sẽ biết được những gì cần thanh lý, không mang theo. Hãy tìm cách xử lý các đồ đạc, giấy tờ không cần thiết này để quá trình chuyển văn phòng được gọn, đỡ rối hơn.
Đến ngày chuyển văn phòng, bạn chỉ cần thực hiện theo những gì đã đề ra trong kế hoạch. Nhằm bảo đảm an toàn cho hàng hóa và tài sản, bạn có thể cử đại diện đi cùng xe tải để giám sát và xử lý các tình huống có thể phát sinh bất ngờ.
Ngoài ra, bạn cũng cần thông báo với khách hàng và đối tác về sự thay đổi này để thể hiện sự chuyên nghiệp trong khâu làm việc.
Tiến hành chuyển văn phòng theo đúng kế hoạch đã đề ra
Sau khi vận chuyển đến địa điểm mới, hãy kiểm tra lại toàn bộ số lượng và tình trạng của đồ đạc và hàng hóa. Tiếp sau đó, tiến hành sắp xếp và lắp ráp tại văn phòng mới sao cho hợp lý và khoa học.
Như đã đề cập ở trên, chuyển văn phòng không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, yêu cầu doanh nghiệp phải tốn nhiều thời gian và công sức từ khâu chuẩn bị cho đến lắp ráp tại văn phòng mới. Do đó, nhiều doanh nghiệp quyết định chọn sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để tiết kiệm thời gian. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển, các đơn vị vận chuyển sẽ giúp bạn di dời văn phòng một cách nhanh nhất, không gây gián đoạn đến hoạt động kinh doanh.
Ngoài ra, khi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói , bạn không cần phải tự mình lên kế hoạch và chuẩn bị xe tải, thiết bị hỗ trợ,... Các nhân viên của đơn vị chuyển văn phòng sẽ thay bạn thực hiện toàn bộ, do đó bạn có thể dành thời gian để làm những việc quan trọng hơn.
Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên của các đơn vị chuyển văn phòng là những người có trình độ chuyên môn cao và nhiều năm kinh nghiệm vận chuyển văn phòng. Họ có thể xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh bất ngờ, đảm bảo đồ đạc và tài sản bên trong của doanh nghiệp nguyên vẹn tuyệt đối, không bị trầy xước hay móp méo.
Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo an toàn cho đồ đạc
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng, tuy nhiên không phải công ty nào cũng có chất lượng tốt và đáng tin cậy. Do đó, bạn cần lưu ý những điều sau đây để chọn được dịch vụ phù hợp nhất:
- Uy tín công ty: Trước khi quyết định thuê, bạn nên tham khảo đánh giá từ các khách hàng trước đó để có được cái nhìn trực quan nhất về chất lượng và uy tín của đơn vị chuyển văn phòng. Bạn có thể tìm kiếm đánh giá trên website, fanpage hoặc google maps của công ty.
- Chất lượng xe tải: Chất lượng của xe tải là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn của đồ đạc và hàng hóa. Khi làm việc với bên đơn vị chuyển văn phòng, bạn nên hỏi rõ về độ mới của xe, ưu tiên chọn những xe tải đời mới, có khoang chứa hàng rộng rãi, không bị ám mùi.
- Chi phí: Có rất nhiều đơn vị thổi phồng chi phí thuê xe và dịch vụ đi kèm, do đó bạn cũng cần trao đổi rõ với đơn vị chuyển văn phòng về chi phí sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Bạn cũng nên yêu cầu thành lập hợp đồng có ghi rõ giá cả. Tại Thành Hưng, tất cả các chi phí đều được chúng tôi công khai minh bạch, đảm bảo không phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào trong quá trình vận chuyển.
>> Xem thêm: Bảng giá chuyển văn phòng trọn gói
Nên chọn những đơn vị chuyển văn phòng có xe tải đời mới và hiện đại
Thông thường, thời điểm chuyển văn phòng tốt nhất là những ngày trong tuần vào các khung giờ hành chính bởi lúc này lượng xe cô qua lại không quá đông đúc, hạn chế tình trạng tắc đường. Một số doanh nghiệp còn đi xem thầy phong thủy để chọn được ngày chuyển văn phòng tốt theo tâm linh, giúp công việc làm ăn hanh thông thuận lợi.
Thông thường, thời gian chuyển văn phòng có thể mất từ 1 đến 7 ngày tùy vào khối lượng đồ đạc và quãng đường di chuyển. Chẳng hạn, quá trình chuyển văn phòng từ quận 1 đến quận 3 TP.HCM chỉ mất 1 ngày, trong khi đó chuyển văn phòng từ TP.HCM đến Hà Nội có thể mất từ 3-7 ngày.
Việc cập nhật thông tin địa chỉ mới với các cơ quan chức năng là vô cùng cần thiết để đảm bảo các giao dịch và liên lạc diễn ra suôn sẻ, hạn chế các rắc rối không đáng có gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trên đây là toàn bộ chia sẻ kinh nghiệm chuyển văn phòng chi tiết từ A đến Z của Chuyển văn phòng Thành Hưng. Hy vọng chúng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình di dời văn phòng. Nếu như bạn muốn sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để tiết kiệm thời gian và chi phí, hãy liên hệ với đội ngũ tư vấn của chúng tôi qua Zalo 093838388 hoặc hotline 1800.0008.
