Tìm hiểu về top 10 những sai lầm khi chuyển văn phòng mà doanh nghiệp cần tránh. Nếu hiểu rõ những điều này, bạn sẽ bớt được các khoản chi phí không đáng có.
Vì một lý do nào đó mà doanh nghiệp của bạn cần phải di dời văn phòng sang một nơi mới. Đây có thể là một dấu hiệu tích cực cho sự phát triển nhưng để hoàn thành tốt quá trình chuyển văn phòng thực sự không dễ dàng. Và nếu bạn có thể nắm được top 10 các sai lầm khi chuyển văn phòng cần tránh sau đây, bạn sẽ phần nào thực hiện việc chuyển trụ sở một cách suôn sẻ, bớt hao tổn sức người sức của không đáng có.
Các sai lầm khi chuyển văn phòng mà doanh nghiệp nên biết
Nguyên nhân thứ nhất là không lên kế hoạch kỹ lưỡng và định ra kỳ hạn cho từng công đoạn chuyển văn phòng cũng như giao trách nhiệm cho các nhân viên phù hợp. Tiếp đó là vì không có kinh nghiệm bao quát và sắp xếp nên nhiều việc phát sinh không kịp thời thực hiện thành ra tốn nhiều thời gian hơn dự kiến để chuyển văn phòng.
Bạn đã lên danh sách các việc cần làm nhưng vì không có kinh nghiệm chuyển văn phòng nên hoạch định sai chi phí. Hoặc không nắm được giá cả một số vật tư dành cho việc sửa chữa, thay thế các hạng mục cần thiết, tiền công tháo lắp thiết bị, máy móc,... Ngoài ra vì không có chuyên môn nên việc đóng gói, vận chuyển đi có thể không tránh được rơi vỡ, thất thoát. Thậm chí nếu bạn đã thuê dịch vụ nhưng gặp đúng đơn vị không uy tín cũng sẽ bị tình trạng này.
Sai lầm khi tính toán sai ngân sách cho việc chuyển văn phòng
Đây có lẽ là một vấn đề lớn bởi lẽ khi bạn quyết định tìm đến một đơn vị dịch vụ chuyển văn phòng nghĩa là bạn muốn nhận được sự giúp đỡ tốt nhất. Tuy nhiên việc có rất nhiều đơn vị hỗ trợ chuyển văn phòng như hiện nay cũng như dịch vụ thật giả lẫn lộn, bạn sẽ dễ bị nhầm lẫn. Vài công ty có hình ảnh thu hút và bắt mắt nhưng thái độ khi làm việc và chất lượng dịch vụ lại rất kém. Bạn nên dựa vào một số tiêu chí nhất định để lựa chọn các đơn vị này. Chẳng hạn như: Thâm niên, các dự án từng thực hiện, số lượng đầu xe, tải trọng và công cụ hỗ trợ, phản hồi từ khách hàng, mạng lưới phục vụ, thời gian phục vụ, số hotline uy tín,...
Sai lầm khi lựa chọn nhầm dịch vụ chuyển văn phòng
Đây là một trong số những vấn đề dễ gặp bởi khối lượng lớn công việc cần phải xử lý khi dọn văn phòng. Nếu không dành thời gian để hình dung, định hình và lập nên một bản kế hoạch đầy đủ, rõ ràng và khoa học trước khi chuyển văn phòng thì bạn sẽ phải giải quyết nhiều vấn đề phát sinh đó. Vài việc bạn cẩn thận có thể bỏ sót:
- Không thanh lý bớt đồ đạc mà mang lỉnh kỉnh thứ không cần thiết sang văn phòng mới. Tuy đây là việc nhỏ nhưng mà cũng làm tăng công sức lao động của nhân viên và sự mệt mỏi cho việc quản lý và lưu trữ chúng.
- Không có danh sách thống kê đồ đạc bàn giao ở văn phòng cũ và mới. Khi dọn văn phòng, chỉ dựa trên cảm quan về danh sách đồ đạc, bạn sẽ rất dễ bị sót đồ đạc. Ngoài ra, việc không thống kê sẽ gây khó khăn cho giai đoạn bàn giao và nhận lại từ tay đơn vị vận chuyển.
Bạn có thể sẽ gặp phải sai lầm khi chuyển văn phòng là đánh giá qua loa, không sát với thực tế đồ đạc ở nơi làm việc cũ. Bên cạnh đó, không xem xét kỹ hợp đồng thuê văn phòng ban đầu để xem trách nhiệm hoàn trả mặt bằng thuộc về ai. Điều này rất quan trọng vì quá trình thi công hoàn trả mặt bằng tốn rất nhiều công sức, tiền bạc. Từ việc sơ sót này có thể khiến doanh nghiệp bạn tốn thêm chi phí ngoài ngân sách và sức lực nhiều hơn cho việc hoàn trả này. Bạn có thể tham khảo thêm: Các biện pháp hoàn trả mặt bằng.
Các bên liên quan thường gồm: Khách hàng, đối tác, nhà cung cấp các dịch vụ, cơ quan chức năng,... Việc thông báo sớm sẽ giúp cho họ liên hệ đúng địa chỉ mới. Giúp cho thông tin không bị gián đoạn, kinh doanh vẫn sẽ tiếp tục ngay sau khi văn phòng mới thiết lập xong. Đồng thời cũng không bị phạt vi phạm hợp đồng do hoàn trả mặt bằng trễ hay vi phạm thủ tục hành chính. Bạn có thể tham khảo cách lập mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng chuyên nghiệp tại website Thành Hưng.
Mẫu thông báo chuyển văn phòng chuyên nghiệp
Mỗi văn phòng đều có nhiều nhóm đồ đạc khác nhau như: Máy tính, tivi, máy chiếu, tài liệu, hồ sơ, sách, bút, bảng, bàn ghế, tủ kệ, tranh ảnh, máy móc, trang thiết bị,.... Kể cả là bếp ăn văn phòng hay chén bát,... Vì vậy, cần phân loại theo đặc tính, kích thước và đóng gói chúng theo nhóm chung một cách cẩn thận, kỹ càng để không bị rơi vỡ, hư hỏng, thất thoát. Ngoài ra nên sắp xếp trước theo một trật tự nhất định, có ghi chú hẳn hoi vào một bản kiểm kê để tiện tra soát hay bàn giao lại với bên vận chuyển.
Sau khi phân loại, một sai lầm thường gặp khi chuyển văn phòng nữa là không dán nhãn các thùng đồ hay vật dụng một cách rõ ràng. Việc dán nhãn này giúp bạn có thể tháo ra sử dụng ngay khi sang văn phòng mới, cần dùng gấp mà không phải lục trong một đống lộn xộn.
Không dán nhãn phân biệt các nhóm đồ dùng văn phòng
Một số doanh nghiệp khi chuyển văn phòng thì khoán hoàn toàn cho phía dịch vụ thực hiện, không cử người đứng ra phụ trách giám sát quá trình này. Mặc dù đơn vị dịch vụ chuyển văn phòng có thể đảm nhận toàn bộ mọi việc nhưng không chắc sẽ không có sơ sót. Nhất là nếu công ty đó không phải một dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
Khi dọn hết đồ đạc tại văn phòng cũ, nhiều người cho rằng dù sao thì cũng trả lại mặt bằng không còn thuê nữa, việc gì phải dọn dẹp cho sạch sẽ. Tuy nhiên việc làm sạch văn phòng cũ sẽ tạo ra uy tín và nét đẹp trong lòng chủ sở hữu và cả những khách hàng tiềm năng ở gần đó. Họ cảm thấy công ty bạn là người có trách nhiệm và đáng tin cậy để hợp tác hay mua hàng hóa. Mọi việc chúng ta làm, tuy có thể không mang lại lợi ích trực tiếp cho mình nhưng nếu nó có thể mang lại giá trị cho người khác và xã hội thì bạn cũng sẽ nhận lại được một điều gì đó về sau đấy!
Ngoài ra, khi chuyển sang nơi mới, doanh nghiệp có thể chỉ đơn giản bố trí chỗ ngồi và sắp xếp lại văn phòng tương tự nơi cũ. Và sau đó vào làm việc ngay. Nhưng bạn nghĩ lại xem, công ty đã chuyển sang một nơi mới để thuận tiện hơn cho công việc. Điều đó nghĩa là mọi thứ sẽ trở lại như mới. Chúng ta có thể thiết lập lại một không gian mới mẻ, bài trí những vật dụng một cách hài hòa, sinh động. Bên cạnh đó là dành thêm chút thời gian để tính toán lại thiết kế phòng ốc, vị trí làm việc sao cho vừa tận dụng được không gian, vừa tạo ra sinh khí cho văn phòng. Điều này rất có ích cho tâm lý làm việc của nhân viên. Giúp họ có thêm cảm hứng khi đến công ty và hiệu suất công việc tốt hơn.
Sai lầm khi không dọn dẹp văn phòng cũ và tạo sinh khí cho văn phòng mới
Những sai lầm khi chuyển văn phòng này tuy nhỏ nhưng một khi thiếu sót sẽ dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh. Và khi bạn thuê một dịch vụ chuyển văn phòng thực sự uy tín, chân chính và chuyên nghiệp, bạn sẽ gần như không phải mắc những vấn đề này. Thậm chí bạn có thể nhờ họ tư vấn thêm để hạn chế sai sót.
Trải qua 28 năm hình thành và phát triển, Thành Hưng đã trở thành cái tên quen thuộc và tin tưởng trong lòng khách hàng. Mỗi khi tìm kiếm dịch vụ chuyển nhà, chuyển văn phòng trọn gói, người ta lại nhớ đến màu đỏ quen thuộc từ những chiếc áo, xe tải đến logo, bảng hiệu. Sở dĩ Thành Hưng có chỗ đứng vững chắc và làm việc với hàng ngàn khách hàng đủ mọi phân khúc khác nhau là bởi:
- Sở hữu hệ thống xe tải tới hơn 700 chiếc chất lượng cao, đời mới và đăng kiểm thường xuyên. Số lượng xe khủng này trải dài khắp nhiều tỉnh thành cả nước cùng với các bãi xe thuộc sở hữu riêng của công ty.
- Thời gian phục vụ linh hoạt 24/7. Bất kỳ thời điểm nào bạn cần dịch vụ của chúng tôi, từ ngày thường cho đến cuối tuần, lễ Tết, công ty đều luôn có nhân viên túc trực nhận yêu cầu của bạn và thực hiện nhanh chóng. Bạn có thể gọi cho chúng tôi qua số tổng đài miễn cước 1800 0008 hoặc hotline *3838.
- Lên kế hoạch chuyển văn phòng và lộ trình vận chuyển chi tiết, phù hợp cùng quy trình làm việc rõ ràng giúp khách hàng tiện theo dõi và điều chỉnh. Hạn chế thất thoát đồ đạc vì không bàn giao danh sách hạng mục đầy đủ.
- Đội ngũ nhân viên hùng hậu và chuyên nghiệp, được đào tạo và có kỹ năng chuyên môn, giúp đảm bảo tài sản và đồ đạc được đóng gói, bảo quản kỹ càng.
- Chất lượng dịch vụ cao, đặt sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả công việc lên hàng đầu.
- Thái độ hợp tác, làm việc rất chuyên nghiệp, chu đáo và cẩn thận.
- Chính sách bảo hiểm hàng hóa và bồi thường thỏa đáng nếu có sai sót, hư hỏng.
Thành Hưng - Dịch vụ chuyên nghiệp giúp bạn tránh được các sai lầm khi chuyển văn phòng
Và thêm nhiều ưu điểm khác nữa mà khi hợp tác với Chuyển văn phòng Thành Hưng bạn sẽ cảm nhận được. Hãy yên tâm để chúng tôi hỗ trợ bạn chuyển văn phòng mà không phải lo lắng những vấn đề phát sinh. Đối với Thành Hưng, sự hài lòng của bạn là kim chỉ nam để hoạt động và phát triển.
