Top 5 biện pháp hoàn trả mặt bằng cho thuê phổ biến nhất, mới nhất 2024 với các bước cụ thể, rõ ràng, dễ tham chiếu và thực hiện. Có kinh nghiệm thực tế.
Hoàn trả mặt bằng là một giai đoạn quan trọng trước khi thanh lý hợp đồng cho thuê. Và đây cũng là một trong những công đoạn phức tạp đòi hỏi nhiều công sức, tiền của và chất xám. Tuy nhiên nếu có sự hiểu biết và chuẩn bị kỹ càng, mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hơn. Vậy những biện pháp hoàn trả mặt bằng cho thuê phổ biến nhất, mới nhất hiện nay là gì? Cùng tham khảo bài viết chi tiết dưới đây để chọn cho mình giải pháp tối ưu nhất nhé!
Biện pháp hoàn trả mặt bằng cho thuê là gì? Biện pháp hoàn trả mặt bằng cho thuê là các hành động, quy trình được bên thuê thực hiện để đưa mặt bằng về trạng thái ban đầu như khi bên cho thuê bàn giao cho họ. Việc này sẽ thực hiện trước khi kết thúc hợp đồng thuê hoặc khi bên thuê muốn chấm dứt hợp đồng sớm hơn thời hạn.
Mục đích của các biện pháp hoàn trả mặt bằng cho thuê là nhằm đạt được những điều sau đây:
- Đảm bảo trách nhiệm của bên thuê theo hợp đồng đã ký kết ban đầu.
- Giúp bên cho thuê sớm tái sử dụng mặt bằng với mục đích khác, như cho thuê hay chuyển nhượng cho đối tác mới.
- Tránh xảy ra xung đột giữa hai bên về tình trạng mặt bằng sau khi hợp đồng thuê kết thúc.
Hình ảnh hoàn trả mặt bằng cho thuê thực tế
Cùng Taxi tải Thành Hưng tham khảo top 5 biện pháp hoàn trả mặt bằng cho thuê như dưới đây!
Việc tham khảo kỹ hợp đồng cho thuê trước khi thực hiện bất kỳ biện pháp hoàn trả mặt bằng thực tế nào nhằm xác định phần quyền hạn, nghĩa vụ của mỗi bên. Đồng thời có cơ sở pháp lý rõ ràng để các bên tiện theo dõi và tiến hành các công đoạn cần thiết của quá trình hoàn trả mặt bằng cho thuê. Cụ thể một số thông tin cần xem xét trong hợp đồng như:
Các bên có trách nhiệm gì trong quá trình hoàn trả mặt bằng này? Ở đây các bên chủ yếu sẽ là: Bên cho thuê (Bên nhận hoàn trả) và bên thuê (Bên hoàn trả). Ngoài ra có thể còn có thêm Ban quản lý (BQL) tòa nhà người trực tiếp giám sát và bảo đảm an ninh, bảo vệ tài sản của khu vực này.
Việc tham khảo hợp đồng cho thuê ban đầu để biết bên nào sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa, tháo dỡ đồ đạc, cơ sở vật chất, dọn dẹp vệ sinh,... Hoặc vai trò hỗ trợ của các bên còn lại sẽ như thế nào? Đa phần các trường hợp là do bên thuê sửa chữa để trả lại nguyên trạng cho bên cho thuê. Các bên còn lại sẽ hỗ trợ chi phí hoặc các giấy tờ, tài liệu liên quan.
Thời gian bàn giao có vai trò gì? Hai bên cần thống nhất thời gian bàn giao hoàn trả mặt bằng. Việc này giúp cho bên sửa chữa tính toán được thời gian và đốc thúc các đội thi công đúng tiến độ cần hoàn tất.
Quá trình thanh lý hợp đồng cần biết những thông tin gì? Tìm hiểu các thủ tục cần thiết để thực hiện các biện pháp hoàn trả mặt bằng cùng với các loại giấy tờ cần có để thanh lý hợp đồng cho thuê. Ví dụ:
- Thông báo cho BQL tòa nhà cho thuê để họ nắm được thông tin và giám sát quá trình sửa chữa, di chuyển, không để ảnh hưởng đến cấu trúc cơ sở hạ tầng tổng thể và những người khác đang sinh sống, làm việc tại đó.
- Cách lập mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng văn phòng, nhà cho thuê.
- Các hợp đồng, biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê ban đầu, bản vẽ hiện trạng văn phòng, tòa nhà, hình ảnh chụp thực tế trước và sau khi cho thuê.
- Các giấy tờ liên quan khác.
- …
Đến trực tiếp mặt bằng để khảo sát, kiểm tra tình trạng hiện tại. Khi đến, nhớ mang theo biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê, bản vẽ hiện trạng của văn phòng trước khi cho thuê, hình ảnh thực tế lúc đó để tiện đối chiếu. Thậm chí, cả bản vẽ kết cấu tòa nhà để tránh ảnh hưởng đến cấu trúc chung khi tiến hành thi công. Sau đó ghi nhận lại tình trạng chi tiết của mặt bằng, bao gồm các hạng mục cần tháo dỡ, hoặc những bộ phận hư hỏng cần sửa chữa, thay thế.
Khảo sát hiện trạng mặt bằng trước khi thi công hoàn trả
Ngoài ra bên thuê nên hỏi chủ sở hữu, BQL tòa nhà hoặc nếu có cơ hội thì cả người thuê sau để biết họ có muốn giữ lại hạng mục nào hay có nguyện vọng thay đổi gì khác không, để thương lượng tìm một phương án phù hợp và tối giản chi phí nhất.
Có rất nhiều việc cần phải làm để hoàn tất quá trình hoàn trả mặt bằng văn phòng. Chắc chắn rằng mỗi công ty sẽ có một người hoặc một đội phụ trách chính để lên kế hoạch thực hiện hoàn trả mặt bằng chi tiết, phân công công việc cho mọi người hỗ trợ. Và cho dù bạn có ý định thuê dịch vụ đảm nhận vào giai đoạn nào hay toàn bộ thì vẫn cần nắm các đầu việc chính như dưới đây. Tất nhiên nếu bạn có đơn vị thi công trọn gói hỗ trợ, bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian, công sức và có được kinh nghiệm từ họ. Mời bạn tham khảo các phần việc chính cần người phụ trách của công ty lên kế hoạch và ra quyết định như sau!
Cần lên danh sách các hạng mục hoàn trả như thế nào? Sau khi đã tiến hành khảo sát trong bước chuẩn bị và liên hệ các bên để thống nhất các hạng mục cần thi công, lập danh sách cụ thể các phần cần hoàn trả như: Thanh lý, tháo dỡ, sửa chữa, thay mới,... Đồng thời liên hệ BQL tòa nhà hoặc chủ sở hữu nhà để hỏi về các mã màu sơn, mã tấm trần thạch cao, vách ngăn,... Với các thông tin đó, tham khảo giá cả các vật tư cần thay thế, số lượng cần mua,... để tiện lên bảng chi phí cho việc tháo dỡ thi công hoàn trả mặt bằng này.
Vì sao cần thanh lý bớt đồ đạc, trang thiết bị? Một việc cần thực hiện song song với lập danh sách các hạng mục cần hoàn trả, đó là thanh lý bớt đồ đạc, trang thiết bị không sử dụng nữa. Bạn có thể thanh lý bằng việc bán trên các trang thương mại hoặc cho/tặng lại. Điều này giúp giảm bớt chi phí cho việc vận chuyển hay bảo quản chúng. Ngoài ra, thanh lý sớm sẽ giúp mặt bằng được giải tỏa bớt, đỡ choáng tầm nhìn quan sát và không gian thi công hoàn trả.
Thanh lý bớt đồ đạc trước khi thi công hoàn trả mặt bằng
Cần lên ngân sách dự trù khoản gì cho việc hoàn trả mặt bằng? Công ty có thể dựa trên một số khoản chi phí cần trả để lên ngân sách dự trù cho toàn bộ quá trình tháo dỡ hoàn trả mặt bằng này. Một số chi phí lớn cần quan tâm đến như:
- Chi phí thuê dịch vụ tháo dỡ, thi công hoàn trả mặt bằng.
- Khoản tiền mua mới vật tư để thay thế các hạng mục lắp đặt.
- Chi phí thuê xe vận tải và đội bưng bê, khuân vác để chuyển đồ đạc đi.
- Chi phí thuê đội vệ sinh dọn dẹp sau khi thi công tháo dỡ, hoàn trả mặt bằng. Thậm chí cả khử khuẩn nếu cần thiết.
- …
Nếu thuê một dịch vụ thi công hoàn trả mặt bằng trọn gói, các khoản trên sẽ được tính toán rõ ràng một lần. Bạn không cần phải tự khảo sát và kê khai riêng. Sau khi có bản dự trù, có thể điều chỉnh lại nếu ngân sách công ty không đủ. Lúc này bạn có thể thay thế các chi phí bằng các phương án tiết kiệm hơn, như tự bưng bê, làm vệ sinh,...
Nên lựa chọn công ty dịch vụ hoàn trả mặt bằng hay tận dụng sức của nhân viên? Qua các bước chuẩn bị và lên ngân sách dự kiến ở trên, công ty có thể xem xét và đưa ra quyết định nên lựa chọn dịch vụ tháo dỡ hoàn trả mặt bằng hay tự huy động nhân lực nội bộ. Bạn cũng có thể lựa chọn thuê dịch vụ chỉ ở một số giai đoạn phức tạp, đòi hỏi chuyên môn cao nếu nhân lực không đủ khả năng thực hiện. Ví dụ: Đi lại hệ thống điện, phá tường bê tông, cửa kính,... Bởi cho dù có ý định tự làm hay không thì vẫn có những công đoạn vẫn cần đội ngũ chuyên môn hỗ trợ.
Lựa chọn nguồn nhân lực nội bộ hay thuê công ty hoàn trả mặt bằng văn phòng
Vì sao cần báo cho các đối tác, dịch vụ về việc chuyển văn phòng? Mỗi lần chuyển văn phòng, sẽ có nhiều sự xáo trộn và ngắt kết nối với các đơn vị cộng tác. Do đó, việc thông báo cho họ biết để ngưng dịch vụ, hoặc để chuyển địa chỉ cung cấp sang nơi mới, hay thông tin nơi giao dịch để khách hàng biết mà liên hệ. Các đối tác mà công ty xem xét thông báo như: Điện lực, công ty cấp nước, dịch vụ điện thoại, internet, bưu chính, giao nhận, các khách hàng,...
Vì sao cần bưng dọn bớt đồ đạc cồng kềnh đầu tiên? Bởi vì dọn dẹp cho thông thoáng mặt bằng những đồ đạc không còn sử dụng, hoặc rác thải sau quá trình vận chuyển văn phòng sang nơi khác. Việc này giúp đơn vị thi công dễ tập trung vào những hạng mục cần sửa chữa, thay thế hơn. Đồng thời, đỡ vướng víu, cản trở cho quá trình di chuyển vật tư, trang thiết bị bị tháo dỡ hay đồ dùng mới.
Cần tháo dỡ những loại hạng mục nào? Thực hiện tháo dỡ cẩn thận các hạng mục lắp đặt như: Trần thạch cao, tấm kính, vách ngăn phòng, thiết bị điện, hệ thống thông gió,... Suốt quá trình tháo dỡ, nên phân loại rác thải theo quy định đặc tính của từng loại. Công việc này đa phần sẽ do những đội ngũ có chuyên môn và kỹ thuật phụ trách để đảm bảo đúng phương pháp, hạn chế sai hỏng.
Sửa chữa hoặc thay thế những hạng mục như thế nào? Tiến hành sửa chữa lại những hạng mục bị hư hỏng do sử dụng trong thời gian thuê mặt bằng và có thể phục hồi. Đảm bảo đạt tiêu chuẩn bàn giao như đã ghi trong hợp đồng ban đầu. Đối với những đồ đạc đã quá hạn dùng hoặc hỏng nặng, xem xét đến việc mua mới để thay thế.
Lưu ý: Theo sát danh mục cần sửa chữa hay thay thế đã lêfn kế hoạch ở các bước trên để không tháo dỡ hay sửa chữa nhầm, tốn thêm công sức, tiền của đổi lại.
Vệ sinh, dọn dẹp mặt bằng ở những nơi nào? Đây cũng là một bước quan trọng đảm bảo mặt bằng sạch sẽ, thông thoáng, sẵn sàng để trả lại cho chủ sở hữu. Dọn dẹp toàn bộ rác thải văn phòng, chất thải xây dựng sau khi thi công,... Vệ sinh toàn bộ mặt bằng như: Sàn nhà, tường, trần nhà, cửa sổ, nhà vệ sinh,... bằng các dung dịch tẩy rửa phù hợp và an toàn.
Vệ sinh, dọn dẹp sạch sẽ mặt bằng sau khi thi công hoàn trả
Sau khi đã hoàn thành việc thi công, một số việc mà bên thuê cần làm cũng như sẽ phối hợp với bên cho thuê cùng thực hiện để sớm thanh lý hợp đồng đúng kỳ hạn:
Trước tiên những người có trách nhiệm của bên thuê sẽ kiểm tra kỹ lưỡng mặt bằng để đảm bảo không có gì sai sót, mọi thứ cần hoàn trả đều đã được sửa chữa hoặc thay thế đúng theo tiêu chuẩn đề ra trong hợp đồng. Đồng thời ghi chép chi tiết tình trạng mặt bằng vào biên bản bàn giao hoàn trả sau khi đã thi công xong.
Bên thuê kiểm tra kỹ lại các khoản chi phí do phía thầu thi công đã kê khai để đảm bảo mọi thứ đều thỏa đáng. Nếu mọi thứ đã ổn, bên thuê sẽ thanh toán chi phí hoàn trả mặt bằng cho nhà thầu thi công. Có thể giữ lại đợi bên cho thuê nghiệm thu có cần điều chỉnh gì không, rồi mới thanh toán sau đó tùy vào thỏa thuận.
Một khi quá trình thi công đã xong, bên cho thuê được mời đến để kiểm tra mặt bằng, đối chiếu với biên bản bàn giao và các bản vẽ hiện trạng ban đầu. Sau đó, bên thuê hoặc cả hai bên sẽ hoàn thiện biên bản hoàn trả mặt bằng. Xem xét chi tiết các hạng mục bàn giao, tình trạng so với ban đầu, và đảm bảo mọi điều khoản đã được sự đồng thuận của hai bên.
Một mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng cho thuê
Sau khi hai bên đều đồng thuận về mặt giấy tờ và thực tế mặt bằng hoàn trả, sẽ tiến tới ký kết biên bản hoàn trả, thanh lý hợp đồng. Nếu có phát sinh chi phí nào về hư tổn không thể phục hồi, hoặc hỗ trợ nào từ bên cho thuê thì đôi bên sẽ thương thảo và thanh toán cho nhau.
Cần lưu ý thêm những gì khác khi thực hiện các biện pháp hoàn trả mặt bằng? Để không xảy ra nhiều sai sót hoặc trì hoãn, thêm một số lưu ý sau sẽ giúp cho quá trình này của bạn diễn ra tốt đẹp:
- Bên thuê cần tham khảo kỹ các điều khoản trong hợp đồng thuê để hiểu rõ phạm vi trách nhiệm của mình cũng như quyền lợi được bên cho thuê hỗ trợ đến đâu.
- Bên thuê và bên cho thuê, mỗi bên tự mình chụp ảnh lưu lại tình trạng mặt bằng trước khi cho thuê và sau khi sửa chữa hoàn trả. Việc này nhằm giữ bằng chứng để sử dụng trong trường hợp xảy ra tranh chấp, xung đột.
- Cần tìm hiểu kỹ và tham khảo các dịch vụ tháo dỡ, vệ sinh, sửa chữa mặt bằng để đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý.
- Nên hoàn trả mặt bằng trước khi hết hạn hợp đồng cho thuê để khỏi phát sinh thêm vấn đề làm quá hạn. Như vậy sẽ tránh bị phạt thêm tiền vi phạm hợp đồng.
- Cần lưu giữ đầy đủ các hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc hoàn trả để đối chiếu khi cần thiết sau này.
- Tham khảo ý kiến luật sư nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác về việc hoàn trả mặt bằng cho thuê.
Hy vọng thông qua bài viết trên, bạn đã có được đầy đủ thông tin về các biện pháp hoàn trả mặt bằng phổ biến, mới nhất hiện nay. Việc tìm hiểu kỹ và hiểu rõ các bước này sẽ giúp bạn thuận lợi trong việc hoàn trả mặt bằng và chuyển dời văn phòng. Trong số các công ty chuyên tháo dỡ, hoàn trả mặt bằng thì Thành Hưng nổi bật lên là dịch vụ chuyên nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm và được nhiều khách hàng tin tưởng. Quý khách có thể dễ dàng nhận được hỗ trợ qua tổng đài miễn cước: 1800 00 08, hoặc gọi nhanh cho hotline *3838, hay website: https://thanhhungvn.vn/.
