Chuyển văn phòng là 1 việc mất khá nhiều thời gian và khó khăn nhưng sẽ có nhiều trường hợp bắt buộc bạn phải chuyển như quy mô lớn hơn, số lượng nhân viên tăng, nhưng bạn lại không biết bắt đầu từ đâu, việc vận chuyển văn phòng cần sự cẩn thận và kinh nghiệm, bởi khi chuyển văn phòng khó hơn chuyển nhà bởi ở đây có những loại giấy tờ quan trọng, các thiết bị điện tử có giá trị cao. Biết được những lo lắng ấy của doanh nghiệp đơn vị vận tải Thành Hưng đã không ngừng nỗ lực hoàn thiện mình để đáp ứng nhu cầu của quý khách hàng, cùng chúng tôi tìm hiểu 1 số lưu ý khi vận chuyển văn phòng nhé!
Những lưu ý cần nhớ khi chuyển văn phòng
1. Ngày và giờ dự kiến để chuyển văn phòng sang địa chỉ mới
Bạn đừng nghĩ chỉ có ở nhà mới cần phải xem xét ngày giờ khi di chuyển, chuyển văn phòng cũng quan trọng như vậy, nên bạn cần phải lựa chọn ngày, giờ đẹp, phù hợp với tuổi của chủ công ty, để tài lộc, may mắn gõ cửa công ty bạn nhiều hơn, điều này có thể nhờ thầy phong thuỷ hoặc hỏi kinh nghiệm những người am hiểu.
Ngày và giờ dự kiến để chuyển văn phòng sang địa chỉ mới
2. Giữ mọi vật dụng ở 1 vị trí cố định, ngăn nắp
Điều hành một doanh nghiệp là một công việc mất nhiều thời gian, và theo dõi công việc chuyển văn phòng cũng vậy. Trong khi công ty vận chuyển làm việc nếu cần đảm bảo sự an toàn, văn phòng của bạn sẽ chỉ định một người quản lý và theo sát quá trình thực hiện dự án cho việc chuyển văn phòng của bạn.
3. Lên trước kế hoạch và thông báo đến các bộ phận nhân viên
Việc thông báo trước cho các nhân viên và phòng ban sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, các bạn có thể chuẩn bị trước các đồ dùng cá nhân, giấy tờ quan trọng từng phần để khi thực hiện không bị bỡ ngỡ, luống cuống sắp xếp đồ đạt, nguy cơ bỏ sót hoặc mất mát cao.
Lên trước kế hoạch và thông báo đến các bộ phận nhân viên
4. Thống kê số lượng tài sản trong Công Ty thành 1 file riêng để dể quản lý và kiểm kê
Trong văn phòng làm việc có rất nhiều đồ đạc, hồ sơ, giấy tờ của chung và của cá nhân, nên mọi người cần phải thống kê mọi tài sản để tránh thất lạc và nhầm lẫn của nhau. chuyển văn phòng trọn gói Thành Hưng khuyên bạn là nên lập danh sách kê khai, kèm theo là việc dùng giấy đánh dấu và ghi tên sở hữu của ai. Có như vậy khâu sắp xếp sẽ diễn ra nhanh chóng.
5. Sắp xếp và ước lượng trước phương tiện và trọng tải xe vận chuyển
Liệt kê các thiết bị, đồ dùng theo trọng lượng, dài, cao và ước chừng số lượng đồ nhiều hay ít, phù hợp với loại xe nào để tiết kiệm được nhiều chi phí nhất, việc không ước lượng lấy đại 1 chiếc xe nhỏ sẽ phát sinh ra nhiều chuyến khiến chi phí vận chuyển ngày càng tăng, bất lợi cho doanh nghiệp và quá trình vận chuyển tới.
Lên trước kế hoạch và thông báo đến các bộ phận nhân viên
6. Vứt bỏ những loại đồ dùng hoặc giấy tờ đã không sự dụng
Giữ lại những đồ dùng không cần thiết khiến số lượng cần chuyển của ta tăng, trong khi đó vận chuyển đến nơi mới cũng không còn sử dụng, vì vậy sẽ chiếm thêm diện tích không cần thiết, chính vì thế trước khi chuyển chúng ta hãy sàng lọc qua 1 lượt những thứ không còn sử dụng để hạn chế chiếm diện tích khi vận chuyển.
7. Nắm rõ ngân sách và đưa ra kế hoạch cụ thể trước khi tiến hành
Bạn càng chuẩn bị kỹ lưỡng cho việc chuyển văn phòng của mình, bạn càng ít tốn kém chi phí. Tiến hành kiểm kê kỹ lưỡng những món đồ mà bạn định chuyển đi, để công ty vận chuyển có thể đưa ra con số ước tính chính xác cho bạn.
Nếu cần bổ xung thêm đồ, hãy báo với đơn vị vận chuyển để được báo giá ưu đãi, không bị hoang mang với chi phí phát sinh.
Khi lập ngân sách cho việc di chuyển, đừng quên bao gồm VAT vào tổng chi phí của bạn.
8. Làm hợp đồng và xem rõ các điều khoản 2 bên trước khi tiến hành ký kết
Mọi chi phí, và điều khoản 2 bên đều phải được thể hiện trên giấy tờ và được sự chấp thuận của 2 bên qua việc ký tên và đóng dấu, tránh trường hợp nói miệng, để khi sảy ra vấn đề sẽ có nhiều bất lợi cho doanh nghiệp, không có căn cứ bắt lỗi và đòi bồi thường từ đơn vị vận chuyển.
9. Giảm thiểu và tận dụng thời gian khi tiến hành vận chuyển
Những ngày cuối tuần và ngày lễ thường sẽ là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp khi vận chuyển để giảm tối thiểu thời gian chết cho quá trình chuyển, không làm chậm tiến độ làm việc và hoạt động thường ngày của công ty.
Giảm thiểu và tận dụng thời gian khi tiến hành vận chuyển
10. Những đồ dùng không quan trọng, hoặc đồ dùng cá nhân hãy tự đóng gói
Để tiết kiệm thời gian và chi phí thì những đồ không cần thiết phụ thuộc vào đơn vị vận chuyển hãy tự đóng gói để đảm bảo sự riêng tư nếu cần.
11. Ghi chú kỹ số lượng và đồ dùng phí ngoài thùng
Tránh việc thất lạc và thiếu, sót hàng hóa hãy đánh dấu theo số lượng từng thùng để khi kiểm kê sẽ dễ dàng tìm kiếm và biết được công ty đã vận chuyển số lượng bao nhiêu.
Kết luận
Trên đây là những kinh nghiệm và thông tin về Những Điều cần ghi nhớ khi chuyển văn phòng, những điều trên chuyển văn phòng trọn gói Thành Hưng cung cấp sẽ giúp ích rất nhiều trong việc vận chuyển văn phòng, vì dựa vào những kinh nghiệm trên bạn sẽ vừa tiết kiệm được thời gian và cả chi phí.
