Các câu hỏi thường gặp khi hoàn trả mặt bằng

Giải đáp chi tiết các câu hỏi thường gặp khi hoàn trả mặt bằng giúp khách hàng hiểu rõ về thủ tục, chi phí và trách nhiệm khi hoàn trả mặt bằng.

Hoàn trả mặt bằng là bước quan trọng trong quá trình thuê bất động sản, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của cả bên thuê và bên cho thuê. Nhiều chủ thuê thường gặp băn khoăn về thủ tục, chi phí và trách nhiệm khi trả mặt bằng. Thành Hưng sẽ giải đáp chi tiết các câu hỏi thường gặp khi hoàn trả mặt bằng, giúp bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị tốt nhất trước khi hoàn trả.

Hoàn trả mặt bằng là gì? Tại sao phải hoàn trả mặt bằng theo đúng yêu cầu?

Hoàn trả mặt bằng là quá trình người thuê mặt bằng trả lại không gian thuê cho chủ sở hữu sau khi kết thúc hợp đồng, đảm bảo mặt bằng ở trạng thái tương đương hoặc đúng theo các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Hoàn trả mặt bằng không chỉ đơn giản là dọn đồ đạc đi, mà còn bao gồm nhiều công việc quan trọng như: làm sạch, sửa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình sử dụng, tháo dỡ các hạng mục cải tạo tạm thời hoặc phá dỡ công trình giải phóng mặt bằng nhà ở, văn phòng, nhà xưởng,...

Thực hiện đúng quy trình hoàn trả mặt bằng giúp người thuê tránh các khoản phí phạt phát sinh, tránh tranh chấp pháp lý về tình trạng mặt bằng, hạn chế rủi ro và xung đột giữa các bên.

Thu dọn đồ đạc để hoàn trả mặt bằng.

Khi nào cần hoàn trả mặt bằng?

Hoàn trả mặt bằng cần thực hiện ngay khi hợp đồng thuê kết thúc hoặc khi có thông báo chấm dứt hợp đồng từ chủ sở hữu. Thời điểm hoàn trả cụ thể được quy định rõ trong hợp đồng thuê, bao gồm cả ngày giờ bàn giao và các điều kiện về trạng thái mặt bằng.

Ngoài ra, việc hoàn trả mặt bằng cũng cần thực hiện trong những trường hợp bất khả kháng hoặc theo yêu cầu pháp lý, chẳng hạn như chủ sở hữu muốn tiến hành cải tạo, sang nhượng hoặc thu hồi mặt bằng vì lý do quản lý.

Những hạng mục nào thường phải tháo dỡ hoặc khôi phục khi hoàn trả?

Khi hoàn trả mặt bằng, bên thuê phải tháo dỡ hoặc khôi phục một số hạng mục - nhằm trả lại mặt bằng về trạng thái ban đầu, đáp ứng yêu cầu của chủ nhà và tránh phát sinh tranh chấp.

Các hạng mục nội thất cố định nào phải tháo dỡ?

Khi hoàn trả mặt bằng, các hạng mục nội thất cố định mà bên thuê lắp đặt thường được yêu cầu tháo dỡ để trả lại mặt bằng trong trạng thái ban đầu.

Các hạng mục này bao gồm tủ kệ âm tường, vách ngăn di động, hệ thống đèn chiếu sáng gắn cố định, quầy lễ tân, kệ trưng bày, hoặc các thiết bị điều hòa, máy nước nóng lắp đặt cố định.Việc tháo dỡ cần được thực hiện cẩn thận để tránh làm hư hỏng kết cấu hoặc bề mặt tường, sàn, trần.

Trong nhiều hợp đồng thuê, bên thuê có trách nhiệm khôi phục lại các hạng mục này về trạng thái nguyên gốc, trừ khi có thỏa thuận khác với chủ mặt bằng.

Hệ thống điện - nước - PCCC có cần khôi phục lại không?

Nếu bên thuê đã thay đổi vị trí ổ cắm, đường ống, công tắc hoặc lắp đặt các thiết bị tạm thời không có trong thiết kế ban đầu, hợp đồng thuê thường yêu cầu khôi phục lại nguyên trạng. Việc này giúp mặt bằng trở về hiện trạng ban đầu, sẵn sàng cho bên thuê tiếp theo hoặc sử dụng của chủ nhà.

Ngoài ra, các thiết bị liên quan đến PCCC như bình chữa cháy, hệ thống báo cháy, đường ống sprinkler nếu bị tháo hoặc thay đổi vị trí cũng cần được phục hồi đúng tiêu chuẩn.

Kiểm tra hệ thống điện/ wifi trước khi hoàn trả mặt bằng.

Có cần khôi phục nguyên trạng hay chỉ cần trả về mặt bằng thô?

Quy định về việc khôi phục nguyên trạng hay chỉ trả mặt bằng thô phụ thuộc nhiều vào điều khoản trong hợp đồng thuê. Trong một số trường hợp, chủ mặt bằng chỉ yêu cầu bên thuê dọn sạch, tháo bỏ các hạng mục lắp đặt và trả mặt bằng ở trạng thái thô, nghĩa là sàn, tường, trần không còn vật dụng cố định hay trang trí bổ sung.

Tuy nhiên, nhiều hợp đồng lại yêu cầu khôi phục nguyên trạng, bao gồm sơn lại tường, làm mới bề mặt sàn, chỉnh sửa trần và lắp lại các hạng mục đã tháo dỡ về như ban đầu.

Chuẩn bị trước khi hoàn trả mặt bằng?

Trước hết, tiến hành kiểm tra toàn bộ mặt bằng, xác định những hư hỏng, xuống cấp hoặc các thay đổi so với trạng thái ban đầu để lên kế hoạch sửa chữa, làm sạch. Nếu trong hợp đồng có quy định về việc tháo dỡ các cải tạo, trang thiết bị tạm thời, người thuê cần chuẩn bị công cụ, vật liệu và nhân lực để thực hiện.

Tiếp theo, dọn dẹp và vệ sinh toàn bộ khu vực, bao gồm sàn, tường, trần, hệ thống điện nước, cửa ra vào, đảm bảo mặt bằng sạch sẽ, gọn gàng. Đồng thời, chuẩn bị hồ sơ, biên bản bàn giao, hình ảnh hiện trạng và các giấy tờ liên quan để làm cơ sở xác nhận khi bàn giao.

Chuẩn bị đồ đạc và đóng gói trước khi hoàn trả mặt bằng.

Quy trình các bước hoàn trả mặt bằng diễn ra như thế nào?

Quy trình hoàn trả mặt bằng được thực hiện theo các bước tuần tự nhằm đảm bảo mặt bằng được bàn giao đúng yêu cầu hợp đồng, tránh tranh chấp và phát sinh chi phí không mong muốn.

• - Bước 1: Kiểm tra và đánh giá hiện trạng mặt bằng. Đây là cơ sở để lập kế hoạch sửa chữa, vệ sinh và xác định các công việc cần thực hiện trước khi bàn giao.

• - Bước 2: Sửa chữa và tháo dỡ các hạng mục cải tạo tạm thời như vách ngăn, kệ dựng, biển quảng cáo theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng, đáp ứng yêu cầu bàn giao.

• - Bước 3: Vệ sinh và dọn dẹp toàn bộ mặt bằng, bao gồm sàn, tường, trần, hệ thống điện nước, cửa ra vào. Mặt bằng cần gọn gàng, sạch sẽ để chủ sở hữu tiếp nhận dễ dàng.

• - Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ và hiện trạng bàn giao như hợp đồng thuê, biên bản bàn giao ban đầu, các hóa đơn sửa chữa, bảo trì; chụp ảnh hoặc quay video hiện trạng mặt bằng để làm bằng chứng minh bạch khi bàn giao.

• - Bước 5: Bàn giao mặt bằng với chủ sở hữu hoặc ban quản lý. Cả hai bên kiểm tra hiện trạng, ký biên bản bàn giao xác nhận, ghi chú các hạng mục còn tồn đọng nếu có.

Cần lưu ý gì khi hoàn trả mặt bằng?

Trước hết, cần kiểm tra các hạng mục điện, nước, điều hòa, cửa cuốn, thiết bị vệ sinh… đảm bảo hoạt động bình thường và không còn hư hỏng do quá trình sử dụng.

Thứ hai, các cải tạo tạm thời như vách ngăn, biển quảng cáo, kệ dựng… phải được tháo gỡ đúng yêu cầu hợp đồng; nếu cần, nên tham khảo ý kiến chủ nhà để thống nhất cách xử lý.

Thứ ba, nên chụp ảnh hoặc quay video toàn bộ hiện trạng trước khi bàn giao, đặc biệt là các khu vực dễ bị tranh chấp như sàn, trần, tường.

Cuối cùng, giữ lại tất cả hóa đơn, chứng từ sửa chữa, bảo trì trong quá trình thuê để làm bằng chứng nếu có tranh chấp phát sinh.

Yêu cầu về an toàn, tiếng ồn và xử lý phế thải khi hoàn trả mặt bằng

Quá trình hoàn trả mặt bằng không chỉ đơn giản là tháo dỡ các hạng mục lắp đặt, mà còn phải tuân thủ các yêu cầu về an toàn, kiểm soát tiếng ồn và xử lý phế thải.

Giờ thi công hoàn trả có bị giới hạn không?

Khi hoàn trả mặt bằng, giờ thi công thường bị giới hạn nhằm hạn chế ảnh hưởng đến khu vực xung quanh. Nhiều hợp đồng thuê quy định chỉ tháo dỡ, sửa chữa hoặc di dời vào khung giờ hành chính, thường từ 8h đến 17h, hoặc theo thỏa thuận cụ thể với chủ mặt bằng. Bên thuê nên kiểm tra kỹ các quy định trong hợp đồng và xin phép nếu cần thực hiện công việc ngoài giờ để tránh phát sinh tranh chấp hoặc bị xử phạt.

Cần xin phép ban quản lý, tuân thủ quy định khi hoàn trả mặt bằng trong các tòa nhà văn phòng.

Có bắt buộc che chắn và kiểm soát bụi, tiếng ồn không?

Trong quá trình hoàn trả mặt bằng, che chắn và kiểm soát bụi, tiếng ồn là bắt buộc để đảm bảo an toàn cho nhân sự và người xung quanh. Bên thuê cần lắp đặt vách ngăn, bạt che hoặc màng bảo vệ ở các khu vực thi công nhằm hạn chế bụi bay ra ngoài. Đồng thời, sử dụng máy móc, khoan cắt, tháo dỡ cần thực hiện theo quy định về tiếng ồn, tránh làm ảnh hưởng đến môi trường xung quanh, đặc biệt tại các khu dân cư hoặc văn phòng.

Phế thải tháo dỡ phải xử lý theo quy định nào?

Phế thải từ quá trình tháo dỡ, bao gồm gỗ, kim loại, nhựa, thiết bị điện, vách ngăn hay các vật liệu xây dựng, phải được thu gom, phân loại và xử lý theo đúng quy định. Nhiều hợp đồng yêu cầu bên thuê tự vận chuyển phế thải đến nơi xử lý hợp pháp hoặc thuê đơn vị xử lý chuyên nghiệp - không gây ô nhiễm môi trường, không để rác thải tồn đọng tại mặt bằng.

Bên thuê cần lưu giữ biên bản xử lý phế thải và hóa đơn vận chuyển để chứng minh đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ khi trả mặt bằng.

Hoàn trả mặt bằng có cần xin phép hoặc làm thủ tục với ban quản lý không? Cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Khi hoàn trả mặt bằng trong tòa nhà/ khu văn phòng, liên hệ với ban quản lý là bước quan trọng để thủ tục bàn giao diễn ra đúng quy định. Thông thường, chủ sở hữu hoặc ban quản lý sẽ yêu cầu người thuê thông báo trước về thời gian hoàn trả, đồng thời thực hiện các thủ tục kiểm tra hiện trạng mặt bằng.

Người thuê cần chuẩn bị các giấy tờ liên quan, bao gồm hợp đồng thuê, biên bản hoàn trả mặt bằng, các hóa đơn hoặc chứng từ liên quan đến sửa chữa, bảo trì trong quá trình thuê. Ngoài ra, nếu mặt bằng thuộc khu vực có quy định riêng về an ninh, phòng cháy chữa cháy hoặc quản lý vận hành, người thuê cần hoàn thiện các thủ tục này theo yêu cầu của ban quản lý.

Tự hoàn trả mặt bằng có được không hay cần thuê dịch vụ chuyên nghiệp?

Nếu mặt bằng nhỏ, hư hỏng ít và các công việc như vệ sinh, tháo dỡ cải tạo tạm thời không quá phức tạp, người thuê có thể tự thực hiện để tiết kiệm chi phí hoàn trả mặt bằng. Tuy nhiên, với các mặt bằng lớn, nhiều hạng mục sửa chữa hoặc yêu cầu kỹ thuật đặc thù như hệ thống điện nước, điều hòa, vách ngăn, thuê dịch vụ chuyên nghiệp sẽ đảm bảo tiến độ, chất lượng và tuân thủ đúng tiêu chuẩn bàn giao.

Thành Hưng bàn giao mặt bằng sạch sẽ, gọn gàng cho khách hàng.

Dịch vụ hoàn trả mặt bằng chuyên nghiệp như Thành Hưng cũng giúp người thuê giảm rủi ro tranh chấp với chủ sở hữu, bởi họ có kinh nghiệm xử lý các tình huống phát sinh và cung cấp biên bản bàn giao đầy đủ. Lựa chọn hình thức phù hợp cần cân nhắc giữa chi phí, khả năng tự thực hiện và yêu cầu hoàn trả theo hợp đồng.

Nắm vững các quy định và lưu ý khi hoàn trả mặt bằng nhằm giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí phát sinh và đảm bảo quyền lợi các bên. Hy vọng những giải đáp về các câu hỏi thường gặp khi hoàn trả mặt bằng trong bài viết của Thành Hưng Group đã cung cấp thông tin thiết thực, giúp quá trình hoàn trả mặt bằng diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và minh bạch.