Kinh nghiệm hoàn trả mặt bằng

Tham khảo kinh nghiệm hoàn trả mặt bằng được Thành Hưng tổng hợp trong bài viết dưới đây để hạn chế phát sinh rủi ro, chi phí khi kết thúc hợp đồng thuê mặt bằng.

Hoàn trả mặt bằng là giai đoạn dễ phát sinh tranh chấp và chi phí trong quá trình thuê. Nếu không chuẩn bị kỹ, người thuê có thể gặp rủi ro như mất tiền cọc, bị yêu cầu sửa chữa bổ sung hoặc kéo dài thời gian bàn giao. Tham khảo kinh nghiệm hoàn trả mặt bằng được Thành Hưng tổng hợp trong bài viết dưới đây - giúp khách hàng chủ động trong kế hoạch, tiết kiệm chi phí và đảm bảo quá trình kết thúc hợp đồng diễn ra suôn sẻ.

Hoàn trả mặt bằng là gì? Khi nào cần hoàn trả mặt bằng?

Hoàn trả mặt bằng là quá trình người thuê bàn giao lại mặt bằng cho chủ sở hữu sau khi chấm dứt hợp đồng thuê, đảm bảo không gian được khôi phục về trạng thái ban đầu hoặc theo đúng điều kiện đã cam kết. Đây là bước quan trọng nhằm xác nhận kết thúc quyền sử dụng hợp pháp của người thuê và là cơ sở để chủ nhà kiểm tra, thanh lý hợp đồng, hoàn trả tiền đặt cọc.

Quá trình này được thực hiện với nhiều loại hình thuê khác nhau như văn phòng, cửa hàng, nhà xưởng hoặc kho bãi. Người thuê cần hoàn trả mặt bằng khi hết thời hạn hợp đồng, khi muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, hoặc khi chủ sở hữu có yêu cầu lấy lại mặt bằng theo thỏa thuận.

Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt như sáp nhập doanh nghiệp, chuyển địa điểm kinh doanh hoặc thay đổi quy hoạch, việc hoàn trả mặt bằng cũng là yêu cầu bắt buộc.

Khách hàng cần hoàn trả khi kết thúc hợp đồng thuê mặt bằng.

Kinh nghiệm khảo sát mặt bằng và chuẩn bị trước khi hoàn trả

Khảo sát và chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi hoàn trả mặt bằng là bước quan trọng giúp người thuê lên kế hoạch thi công và tránh phát sinh chi phí.

Xem lại điều khoản hợp đồng và biên bản bàn giao ban đầu

Việc đầu tiên và quan trọng nhất là xem lại toàn bộ điều khoản hợp đồng thuê cùng biên bản bàn giao ban đầu. Đây là cơ sở pháp lý để người thuê nắm rõ trách nhiệm của mình về tình trạng mặt bằng, hạng mục phải khôi phục, thời hạn hoàn trả, các điều kiện nghiệm thu.

Ngoài ra, khi rà soát kỹ các điều khoản, người thuê có thể xác định sớm những yêu cầu cần thực hiện như sơn sửa, tháo dỡ nội thất, xử lý hệ thống điện nước. Từ đó lên kế hoạch chuẩn bị nhân lực, chi phí và thời gian phù hợp.

Chủ động trao đổi trước với chủ mặt bằng để thống nhất tiêu chuẩn bàn giao

Thực tế, chủ đầu tư có thể áp dụng quy định khác nhau về việc hoàn trả - từ mức độ tháo dỡ nội thất, xử lý hệ thống điện nước, cho đến yêu cầu về vật liệu, sơn tường hay sàn nhà. Trao đổi sớm giúp hai bên thống nhất cụ thể phạm vi công việc và tiêu chuẩn nghiệm thu, tránh phải sửa chữa lại gây phát sinh chi phí. Người thuê cũng có thể yêu cầu lập biên bản ghi nhận thỏa thuận bổ sung để đảm bảo tính minh bạch và có căn cứ khi nghiệm thu.

Có nhiều hạng mục cần tháo dỡ - sửa chữa - vệ sinh khi hoàn trả mặt bằng.

Ghi nhận hiện trạng bằng hình ảnh/video để làm bằng chứng khi bàn giao

Trước khi tháo dỡ hoặc sửa chữa, người thuê cần ghi nhận chi tiết hiện trạng mặt bằng bằng hình ảnh hoặc video tại thời điểm khảo sát. Những bằng chứng trực quan này có giá trị đặc biệt khi xảy ra tranh chấp, giúp người thuê chứng minh rõ phần trách nhiệm của mình. Ngoài ra, hình ảnh và video còn hỗ trợ đơn vị thi công nắm bắt chính xác khu vực cần khôi phục.

Để đạt hiệu quả cao, nên lưu trữ dữ liệu có ngày giờ, sắp xếp theo từng khu vực và chia sẻ với cả hai bên để đảm bảo tính minh bạch ngay từ đầu.

Lập danh sách hạng mục cần tháo dỡ - sửa chữa - vệ sinh

Lập danh sách cụ thể các hạng mục cần tháo dỡ, sửa chữa và vệ sinh trước khi bàn giao dựa trên hợp đồng, biên bản bàn giao ban đầu và tình trạng thực tế của mặt bằng. Việc này giúp người thuê chủ động phân công công việc, xác định phần nào có thể tự thực hiện và phần nào cần thuê đơn vị chuyên nghiệp. Đồng thời, danh sách này là cơ sở để dự toán chi phí, bố trí nhân lực và lên tiến độ thực hiện hợp lý.

Checklist các hạng mục cần kiểm tra trước khi bàn giao

Các hạng mục nào cần kiểm tra trước khi bàn giao mặt bằng? Trước khi bàn giao mặt bằng, người thuê cần rà soát toàn bộ không gian để đảm bảo các hạng mục được khôi phục đúng yêu cầu.

Điện nước 

Trước tiên, rà soát toàn bộ đường dây điện, công tắc, ổ cắm, bóng đèn, đường ống cấp - thoát nước và các thiết bị vệ sinh - đảm bảo hoạt động ổn định, không rò rỉ hay hư hại. Nếu trong quá trình sử dụng có thay đổi vị trí ổ điện, lắp thêm thiết bị hoặc đường ống phụ, cần khôi phục lại hiện trạng ban đầu theo biên bản bàn giao.

Nên mời kỹ thuật viên kiểm tra tổng thể và lập biên bản xác nhận tình trạng điện nước nhằm tránh tranh cãi khi nghiệm thu.

Trần và đèn 

Người thuê nên quan sát toàn bộ khu vực trần để phát hiện các dấu hiệu bong tróc sơn, nứt vỡ hoặc ố vàng do ẩm mốc; nếu có, cần sơn lại, vá trần hoặc thay tấm trần mới theo tiêu chuẩn ban đầu. Với hệ thống đèn, cần kiểm tra từng bóng, chao đèn, máng đèn - không cháy, chập hoặc mất thẩm mỹ.

Trong trường hợp người thuê đã thay đổi thiết kế chiếu sáng, cần khôi phục về đúng vị trí, chủng loại đèn gốc theo thỏa thuận bàn giao ban đầu.

Nhân viên Thành Hưng kiểm tra hệ thống nước trước khi bàn giao mặt bằng.

Sơn và tường 

Hạng mục tiếp theo cần kiểm tra khi hoàn trả mặt bằng là sơn và tường - nhằm phát hiện các vết trầy xước, bong sơn, lỗ khoan hoặc vết bẩn phát sinh trong quá trình sử dụng. Nếu có thay đổi trong bố trí nội thất, treo biển hiệu hoặc vật dụng trang trí, cần trám lại vị trí khoan, sơn phủ đồng màu với tông sơn ban đầu. Ngoài ra, nên dùng đúng loại sơn mà bên cho thuê đã sử dụng từ đầu để đảm bảo đồng nhất về màu sắc và chất lượng bề mặt.

Vách kính 

Đối với những mặt bằng sử dụng vách kính ngăn phòng hoặc mặt dựng, đây là hạng mục cần được kiểm tra kỹ vì dễ trầy xước, nứt vỡ hoặc bám bẩn khi sử dụng. Người thuê nên quan sát toàn bộ khung nhôm, ron cao su, bản lề, tay nắm và bề mặt kính. Nếu có dấu hiệu lỏng lẻo, rạn nứt hay tróc keo, cần vệ sinh, thay ron, siết chặt phụ kiện hoặc thay tấm kính hư hỏng.

Sàn 

Sàn là khu vực chịu tác động thường xuyên trong quá trình sử dụng, cần lưu ý kỹ càng để phát hiện các dấu hiệu trầy xước, nứt vỡ, phồng rộp hoặc bong keo (đối với sàn gỗ, sàn vinyl). Với sàn gạch hoặc đá, cần vệ sinh sạch, thay thế viên gạch bị nứt, trám lại mạch gạch và đánh bóng (nếu cần).

Nếu trong quá trình thuê, người sử dụng đã lát thêm thảm, sàn phụ hoặc keo dán, cần tháo bỏ và làm sạch hoàn toàn keo thừa, bụi bẩn. Chụp lại hình ảnh sau khi hoàn thiện để đối chiếu với biên bản bàn giao.

Biển hiệu 

Biển hiệu là hạng mục thường bị bỏ sót khi hoàn trả, nhưng lại có ảnh hưởng lớn đến diện mạo mặt bằng. Người thuê cần kiểm tra toàn bộ biển quảng cáo, bảng tên, logo hoặc khung treo đã lắp đặt trong quá trình sử dụng, kể cả ở mặt tiền và trong khu vực nội thất.

Nếu hợp đồng quy định phải tháo dỡ hoàn toàn, cần thực hiện tháo gỡ đúng kỹ thuật, tránh gây hư hại tường, trần hoặc hệ thống điện chiếu sáng đi kèm. Với các khu vực sau khi tháo biển, cần trám vá, sơn lại và vệ sinh sạch để trả lại trạng thái ban đầu. Trường hợp chủ mặt bằng cho phép giữ lại kết cấu khung, nên lập biên bản xác nhận rõ để tránh tranh chấp sau này.

Vệ sinh công nghiệp

Sau khi hoàn tất các hạng mục tháo dỡ và sửa chữa, công đoạn cuối cùng trước khi bàn giao là vệ sinh công nghiệp toàn bộ mặt bằng. Người thuê phải làm sạch sàn, tường, trần, cửa kính, hệ thống đèn, khu vực nhà vệ sinh và các góc khuất; thu gom và xử lý rác thải xây dựng đúng quy định. Việc thuê đơn vị vệ sinh chuyên nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian và đảm bảo tiêu chuẩn sạch sâu, không để lại bụi sơn hay keo dán.

Tháo dỡ hệ thống kệ/ giá đỡ.

Quy trình hoàn trả mặt bằng đúng chuẩn ban quản lý tòa nhà

Hoàn trả mặt bằng tại các tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại hay khu dịch vụ đòi hỏi người thuê tuân thủ đúng quy trình do ban quản lý quy định và đảm bảo an toàn, không ảnh hưởng đến kết cấu chung. Dưới đây là 6 bước cơ bản trong quy trình hoàn trả mặt bằng đúng chuẩn.

• - Bước 1: Khảo sát và xin phép Ban quản lý (BQL): Trước khi tiến hành, người thuê cần liên hệ BQL để khảo sát hiện trạng, nắm rõ yêu cầu kỹ thuật, thời gian và thủ tục thi công. Đồng thời, phải nộp hồ sơ xin phép hoàn trả, bao gồm bản vẽ, kế hoạch thi công và cam kết an toàn.

• - Bước 2: Lập phương án thi công: Căn cứ kết quả khảo sát, người thuê hoặc đơn vị thi công lập phương án khôi phục chi tiết. Phương án cần thể hiện rõ hạng mục tháo dỡ, sửa chữa, tiến độ và biện pháp bảo vệ tài sản chung trong quá trình thực hiện.

• - Bước 3: Tháo dỡ – vệ sinh: Tiến hành tháo dỡ toàn bộ hạng mục cải tạo, nội thất lắp đặt thêm, đồng thời làm sạch sàn, tường, trần và hệ thống kỹ thuật. Công việc này phải tuân thủ quy định an - toàn, tránh gây ảnh hưởng đến khu vực xung quanh.

• - Bước 4: Sửa chữa – sơn hoàn thiện: Khôi phục các khu vực hư hỏng hoặc sai khác so với hiện trạng ban đầu. Tiến hành sơn sửa, thay thế thiết bị, xử lý vết trầy xước, đảm bảo mặt bằng đạt tiêu chuẩn nghiệm thu của BQL.

• - Bước 5: Bàn giao và nghiệm thu: Sau khi hoàn tất, người thuê thông báo cho BQL và chủ cho thuê để cùng kiểm tra, đối chiếu với biên bản bàn giao ban đầu. Kết quả được ghi nhận trong biên bản nghiệm thu làm cơ sở thanh lý hợp đồng.

• - Bước 6: Hoàn cọc: Khi mặt bằng đạt yêu cầu, chủ cho thuê tiến hành hoàn trả tiền đặt cọc theo quy định. Đây là bước kết thúc toàn bộ quá trình thuê và bàn giao mặt bằng hợp pháp, minh bạch.

Kinh nghiệm lựa chọn đơn vị hoàn trả mặt bằng uy tín

Làm thế nào để lựa chọn đơn vị hoàn trả mặt bằng uy tín? Đối tác chuyên nghiệp giúp khách hàng tháo dỡ, sửa chữa, vệ sinh và bàn giao mặt bằng nhanh chóng, hạn chế rủi ro phát sinh.

Ưu tiên đơn vị có kinh nghiệm thực tế trong cùng loại mặt bằng

Khách hàng nên ưu tiên lựa chọn những nhà thầu đã hoàn trả nhiều loại mặt bằng như văn phòng, kho hàng, shophouse hay cửa hàng thương mại. Việc này đảm bảo đơn vị thi công nắm rõ quy trình tháo dỡ, sửa chữa, vệ sinh và bàn giao. Đồng thời dự đoán trước các phát sinh, có tiến độ thực hiện hợp lý và quản lý chi phí hiệu quả, giảm rủi ro tranh chấp.

Thành Hưng là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm hoàn trả mặt bằng chuyên nghiệp.

Yêu cầu báo giá chi tiết theo từng hạng mục để tránh phát sinh

Kinh nghiệm quan trọng khi chọn đơn vị hoàn trả mặt bằng là yêu cầu báo giá chi tiết, phân tách theo từng hạng mục thi công. Thay vì nhận báo giá tổng thể, chia nhỏ các hạng mục như điện nước, sơn sửa, trần, sàn, vệ sinh công nghiệp… giúp người thuê dễ dàng đối chiếu, so sánh và kiểm soát chi phí.

Đồng thời, khi có báo giá chi tiết, người thuê và nhà thầu có thể thống nhất phạm vi công việc, khối lượng và tiêu chuẩn hoàn trả, hạn chế phát sinh.

Kiểm tra hồ sơ năng lực nhà thầu

Trước khi lựa chọn đơn vị hoàn trả mặt bằng, khách hàng cần kiểm tra kỹ hồ sơ năng lực của nhà thầu, bao gồm: hình ảnh các công trình đã hoàn thiện, danh sách khách hàng cũ và giấy phép thi công, đảm bảo nhà thầu hoạt động hợp pháp, giảm rủi ro tranh chấp pháp lý hoặc sự cố trong quá trình thi công.

Ký kết hợp đồng rõ ràng 

Hợp đồng nên quy định rõ tiến độ thi công, phạm vi công việc, tiêu chuẩn bàn giao và điều khoản bảo hành cho từng hạng mục. Sự chi tiết trong hợp đồng nhằm tránh tranh chấp về chất lượng, thời gian hoàn trả hay chi phí phát sinh. Đồng thời, đây là cơ sở pháp lý để người thuê giám sát tiến độ, nghiệm thu từng công đoạn và yêu cầu đơn vị sửa chữa nếu không đạt tiêu chuẩn.

Sai lầm khi hoàn trả mặt bằng và lưu ý

Sai lầm khi hoàn trả mặt bằng là gì? Một trong những sai lầm phổ biến khi hoàn trả mặt bằng là người thuê không đọc kỹ hợp đồng, dẫn đến bỏ sót các điều khoản về hiện trạng bàn giao, thời gian và nghĩa vụ sửa chữa.

Nhiều trường hợp tự ý tháo dỡ hoặc giữ lại hạng mục cải tạo mà không thông báo trước, khiến chủ nhà không chấp nhận bàn giao và yêu cầu khắc phục thêm.

Không lập biên bản hiện trạng rõ ràng cũng là nguyên nhân gây tranh cãi, đặc biệt khi có hư hỏng hoặc hao mòn cần xác định trách nhiệm.

Một lỗi khác là người thuê không dự trù thời gian và chi phí cho việc khôi phục mặt bằng. Khi đến hạn trả, nhiều bên mới bắt đầu sửa chữa, dẫn đến trễ tiến độ, phát sinh chi phí thuê thêm ngày hoặc bị khấu trừ tiền cọc.

Ngoài ra, thiếu hóa đơn chứng từ khi thực hiện các hạng mục cải tạo cũng khiến người thuê khó chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ.

Kinh nghiệm xử lý sự cố trong quá trình hoàn trả mặt bằng

Làm thế nào để xử lý sự cố trong quá trình hoàn trả mặt bằng? Trong quá trình hoàn trả mặt bằng, người thuê có thể gặp nhiều sự cố phát sinh như hư hỏng ngoài dự kiến, tranh cãi về hiện trạng, chậm tiến độ hoặc thiếu hồ sơ nghiệm thu.

Khi xảy ra sự cố, việc đầu tiên cần làm là rà soát lại các điều khoản trong hợp đồng để xác định trách nhiệm của từng bên. Nếu phát sinh hư hỏng hoặc hao mòn, người thuê nên lập biên bản ghi nhận cụ thể cùng bên cho thuê; đồng thời chụp ảnh, quay video để làm bằng chứng.

Đồ đạc được dọn dẹp sạch sẽ trước khi hoàn trả mặt bằng.

Trong trường hợp cần sửa chữa, nên thuê đơn vị thi công chuyên nghiệp, có hóa đơn chứng từ rõ ràng để đảm bảo minh bạch khi nghiệm thu. Với các sự cố liên quan đến tiến độ, nên chủ động thông báo sớm cho chủ nhà và đề xuất phương án khắc phục, tránh bị quy trách nhiệm đơn phương.

Bên cạnh đó, duy trì trao đổi thường xuyên, giữ thái độ hợp tác và thiện chí cũng giúp giải quyết sự cố nhanh chóng; bảo vệ quyền lợi của cả hai bên và hạn chế tối đa thiệt hại phát sinh.

Câu hỏi thường gặp khi hoàn trả mặt bằng

Trong phần cuối của bài viết, Thành Hưng Group sẽ giải đáp chi tiết những câu hỏi thường gặp khi hoàn trả mặt bằng.

Có thể thương lượng giảm yêu cầu hoàn trả với chủ mặt bằng không?

Người thuê hoàn toàn có thể thương lượng với chủ mặt bằng về mức độ hoặc phạm vi các yêu cầu hoàn trả, đặc biệt khi một số hạng mục không ảnh hưởng đến hiện trạng tổng thể.

Việc thương lượng nên dựa trên hợp đồng, tình trạng thực tế của mặt bằng và bằng chứng rõ ràng. Một thỏa thuận văn bản sẽ đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, tránh những tranh chấp không cần thiết.

Có thể từ chối hoàn trả mặt bằng trong những trường hợp nào?

Người thuê chỉ nên từ chối hoàn trả mặt bằng khi yêu cầu của chủ cho thuê vượt quá phạm vi cam kết trong hợp đồng hoặc vi phạm quy định pháp luật. Việc từ chối cần chứng minh bằng hồ sơ, biên bản hiện trạng và thông báo chính thức đến chủ mặt bằng.

Làm thế nào để hạn chế chi phí phát sinh khi hoàn trả mặt bằng?

Để hạn chế chi phí phát sinh, người thuê cần khảo sát kỹ hiện trạng, lập kế hoạch khôi phục và chuẩn bị đầy đủ vật tư, nhân lực trước khi thực hiện. Tuân thủ đúng hợp đồng, kiểm tra hạng mục cần sửa chữa và phối hợp sớm với ban quản lý giúp tránh phát sinh chi phí không cần thiết. Theo sát tiến độ và lưu giữ chứng từ cũng góp phần quản lý tốt chi phí hoàn trả mặt bằng.

Liên hệ Thành Hưng để trải nghiệm dịch vụ hoàn trả mặt bằng chuyên nghiệp.

Chủ động thực hiện theo những kinh nghiệm hoàn trả mặt bằng trên sẽ giúp bạn kết thúc hợp đồng gọn gàng, minh bạch và an toàn. Nếu cần hỗ trợ bởi dịch vụ hoàn trả mặt bằng uy tín chuyên nghiệp, Thành Hưng Group sẵn sàng đồng hành cùng khách hàng. Liên hệ ngay 1800 00 08 để được tư vấn và khảo sát miễn phí!